Il fascicolo tra carta e digitale

L’archivio cartaceo nell’immaginario comune è un luogo polveroso, disordinato, dove non si trova mai nulla. Nella maggior parte dei casi, sfortunatamente, è così. Spesso il povero impiegato preferirebbe di gran lunga fare straordinario che andare a recuperare un documento nel labirinto dell’archivio. In realtà, per l’archivista, l’archivio deve essere l’esatto contrario: pulito innanzitutto, ordinato, efficace per il reperimento dei documenti. Questo, nel mare della carta, è possibile solo aggregando i documenti in maniera logica, grazie al fascicolo.

Il fascicolo nasce come un’aggregazione naturale e ordinata di documenti, che vengono uniti perché parlano dello stesso affare, perché sono collegati da un filo invisibile che è il vincolo archivistico. Nella sua forma più semplice questa aggregazione riceve un titolo, proprio dell’affare, e viene posta nella tipica cartellina con l’identificativo. Nel suo ciclo vitale il fascicolo viene creato nell’archivio corrente dell’ufficio, fatto sedimentare nel deposito dello scaffale, fino ad essere affidato permanentemente (o quasi) al labirinto dell’archivio storico. Se grazie ai nostri inventari possiamo ritrovare tutto, perché l’archivio diventa un labirinto? Perché è facile che si crei disordine. La carta è mobile, e spesso, quando si va a cercare un documento nello “storico” viene mossa e non ricollocata dove stava in principio, con il risultato che viene persa per sempre. Altro motivo di disordine è non dare il titolo giusto. Se il titolo del fascicolo già dalla sua creazione non “parla”, se non mi dice cosa posso trovare in esso, virtualmente tutto il suo contenuto è perso.

Questi i difetti della carta; e il digitale? Il fascicolo informatico conserva lo stesso principio di formazione del fascicolo cartaceo. È anch’esso un’aggregazione naturale e ordinata di documenti, che vengono creati però digitalmente, e sempre digitalmente aggregati. L’idea del fascicolo è che corrisponda alla cartella cartacea. Sempre in maniera molto semplice, quando creiamo una cartella sul nostro computer idealmente mettiamo insieme i documenti dello stesso affare. Se la cartella non ha un nome appropriato, o se non la mettiamo nel posto giusto, ricreiamo gli stessi problemi del cartaceo. Con la differenza che una cartella elettronica può contenere molti più documenti — e disordine — di una cartella cartacea…

Dunque l’informatizzazione del fascicolo rappresenta un passo indietro? No, certamente. Al contrario il fascicolo informatico ha numerose potenzialità aggiuntive rispetto alla sua versione di carta, che possiamo sfruttare per fare ancora più ordine, e per trovare molto più agilmente i nostri documenti rispetto al povero impiegato disorientato nel labirinto polveroso.

Innanzitutto l’aggregazione. I documenti possono essere aggregati fisicamente mettendoli nella stessa cartella. I documenti informatici altrettanto, e non solo. I metadati gestionali propri dei documenti informatici e dei fascicoli informatici consentono di legare gli stessi con un vincolo ancora più forte rispetto alla carta, in modo che sia sempre più difficile perdere, o mettere fuori posto, un pezzetto del nostro archivio digitale.

Anche l’ordine è garantito. I piani di fascicolazione si applicano all’elettronica esattamente come al cartaceo. E l’istituzione o il privato può continuare a gestire in tranquillità nel nuovo gestionale informatico quello che a cui ha già dato un ordine ideale nel cartaceo.

L’eliminazione delle copie. Spesso nei fascicoli cartacei sono presenti un mucchio di fotocopie di documenti che appartengono a più procedimenti. Questo inevitabile spreco di carta non diventa necessariamente altrettanto spreco di bit nel digitale, grazie a collegamenti che si possono creare sempre con metadati gestionali. Un documento che appartenga a più fascicoli informatici può essere visualizzato in più cartelle, ma esistere in copia unica e originale.

La ricerca. Per cercare un documento cartaceo non posso digitare il titolo sul mio computer e sperare arrivi dal deposito. Invece posso farlo con i documenti informatici. Non solo, tramite i metadati posso chiedere di darmi tutti i documenti di un certo autore, di una certa data, di un certo luogo. Meglio di così non potrebbe andare, per il nostro amico impiegato, che ora per trovare un documento impiegherà pochi secondi, e molta meno fatica.