La gestione documentale dei rifiuti e la conservazione digitale

Il sistema di smaltimento dei rifiuti in Italia è severamente normato, in ragione della pericolosità del trattamento e dei possibili illeciti che possono intervenire nella gestione. Tutta la materia normativa al riguardo è principalmente raccolta nel D.Lgs. 3 aprile 2006, n. 152 (“Norme in materia ambientale”) conosciuto anche come “Testo unico ambientale”, ma sono moltissime le successive modificazioni ed integrazioni in materia.

Per una corretta gestione dei rifiuti, in tutto il loro percorso di smaltimento, dal produttore al trasportatore per arrivare ai destinatari addetti allo smaltimento, è stato costituito un impianto di gestione documentale atto a tenere traccia di tutte le informazioni che garantiscano la bontà del procedimento: dalla quantità e qualità dei rifiuti, al percorso di trasporto, all’identificazione degli attori del processo, tutte queste informazioni devono assicurare l’osservanza alla normativa ambientale.

E se riciclassimo per prima la carta? (via pixabay)

Dal principio: quali sono i documenti?

Sono tre le principali tipologie di documenti che regolano la gestione amministrativa dei rifiuti, normati dal D.Lgs. n.152/2006:

• Registro di carico e scarico dei rifiuti: il documento che contiene informazioni sulle caratteristiche quantitative e qualitative dei rifiuti prodotti e/o gestiti. Insieme al formulario consente di controllare la tracciabilità dei rifiuti, in tutto il loro ciclo vitale, dalla produzione allo smaltimento. I registri sono tenuti presso ogni impianto di produzione, di stoccaggio, di recupero e di smaltimento di rifiuti, oltre che presso la sede delle imprese che effettuano attività di raccolta e trasporto, nonché presso la sede dei commercianti e degli intermediari. I registri sono conservati per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione, ad eccezione dei registri relativi alle operazioni di smaltimento dei rifiuti in discarica, che devono essere conservati a tempo indeterminato (ed al termine dell’attività devono essere consegnati all’autorità che ha rilasciato l’autorizzazione).
• I formulari di identificazione dei rifiuti (FIR): è il documento di accompagnamento per il trasporto dei rifiuti, e contiene tutte le informazioni sulla tipologia di rifiuti, sul produttore, trasportatore e destinatario. Viene redatto in quattro copie, compilato, datato e firmato dal produttore o dal detentore dei rifiuti, e controfirmato dal trasportatore. Una copia rimane presso il produttore (o detentore), le altre tre, controfirmate e datate in arrivo dal destinatario, sono acquisite una dal destinatario, due dal trasportatore, che provvede a trasmetterne una al detentore. Le copie vanno conservate per cinque anni.
• Il modello unico di dichiarazione ambientale (MUD): è un’insieme di dichiarazioni presentate annualmente alla Camera di commercio di pertinenza da soggetti quali discariche, trasportatori e produttori di rifiuti. Contiene la descrizione dei rifiuti raggruppati per tipologia, per produttore e provenienza.

Parola d’ordine: semplificazione

Il Ministero dell’Ambiente ha ribadito la volontà di semplificare il processo amministrativo documentario nella gestione dei rifiuti. In particolare, nell’ultima Legge di Bilancio del 2018 (art.1 comma 1135) è prevista l’introduzione dell’articolo 194 bis nel Testo Unico dell’Ambiente (D.Lgs. n.152/2006), il quale recita che:

“In attuazione delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale […] per consentire la lettura integrata dei dati riportati, gli adempimenti relativi alla modalità di compilazione e tenuta del registro di carico e scarico e del formulario di trasporto dei rifiuti […] possono essere effettuati in formato digitale.”

Lo stesso articolo riporta anche che:

“È consentita la trasmissione della quarta copia del formulario di trasporto dei rifiuti prevista dal comma 2 dell’articolo 193, anche mediante posta elettronica certificata.”

Dunque il registro di carico e scarico e il formulario di trasporto (altro modo di definire il FIR) possono diventare documenti nativamente digitali, ed essere gestiti e conservati in ottemperanza alle regole del CAD. Analizziamo in che modo il processo di tenuta di questi documenti può essere gestito in digitale.

Quando rendiamo i documenti informatici?

Innanzitutto produttore, trasportatore e destinatario devono scegliere tra due opzioni:

• Gestire l’intero processo digitalmente, con documenti nativamente digitali.
• Effettuare la conservazione digitale dei documenti precedentemente analogici.

Entrambe queste strade possono essere pienamente percorribili, in base alla normativa e alla tecnologia a disposizione?

Per quanto riguarda la seconda opzione, la conservazione digitale a norma può essere applicata in qualsiasi punto del processo: la dematerializzazione di questi documenti qualora nati analogici e la relativa conservazione a norma può avvenire per qualsiasi degli attori in causa. Per quanto riguarda la quarta copia del formulario questa può essere dematerializzata dal destinatario e inviata via PEC al produttore (v. sopra l’articolo 194 bis nel Testo Unico dell’Ambiente), che conserverà la PEC come un documento digitale. Il produttore conserverà la prima e la quarta copia digitalizzata del FIR, il trasportatore la seconda, e il destinatario la terza, il produttore può inoltre conservare la copia digitale del registro di carico e scarico.

La dematerializzazione dell’intero processo è invece un procedimento più complicato, dunque analizziamo entrambi i documenti e il loro processo di tenuta.

Il registro di carico e scarico

Per quanto riguarda il registro di carico e scarico, la sua gestione può essere ricondotta a quella dei registri IVA. L’articolo 190, comma 6, del D.Lgs. 152/2006 stabilisce che “ I registri sono numerati, vidimati e gestiti con le procedure e le modalità fissate dalla normativa sui registri IVA.”. Inoltre il numero di protocollo del documento deve essere generato automaticamente dal sistema, e registrato in una forma non modificabile (art. 53 comma 1 lett. A del DPR 445/2000). Sebbene il successivo D.Lgs 4/2008 specifichi che allo stesso articolo e comma vada aggiunto che «I registri sono numerati e vidimati dalle Camere di commercio territorialmente competenti» l’articolo 2215 bis del Codice Civile, così modificato dall’art. 16 del DL 185/2008 recita che:

“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.”

Quindi il registro di carico e scarico dei rifiuti può a tutti gli effetti essere formato digitalmente ed è inquadrato nella normativa IVA. Questo significa che il registro può inserirsi in un sistema che curi sia la gestione del documento creato digitalmente, sia la conservazione nel rispetto delle regole tecniche vigenti. Per poter essere giuridicamente valido il documento informatico deve soddisfare le seguenti condizioni:

• l’apposizione di marca e firma come espresso sopra, in modo che sia garantita l’autenticità, l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento;
• il numero di protocollo deve essere generato automaticamente dal sistema, e deve essere registrato in una forma non modificabile, e anche i numeri di pagina e i numeri delle registrazioni devono essere progressivi e non modificabili, qualunque cancellazione o modifica deve essere memorizzata assieme all’identificativo dell’utente che l’ha effettuata;
• i processi di gestione devono essere predisposti in modo da garantire la inalterabilità dei documenti informatici prodotti, ai sensi delle Regole tecniche espresse nel DPCM 3 dicembre 2013;
• deve essere garantita in qualunque momento la leggibilità dei documenti e la possibilità di stamparli, qualora richiesto in sede di ispezioni o verifiche;
• la conservazione dei documenti deve avvenire tramite il versamento in un sistema conforme alle Regole tecniche espresse nel DPCM 3 dicembre 2013, e devono essere conservati in modo tale da consentire le funzioni di ricerca e estrazione delle informazioni dagli archivi informatici, mediante il ricorso ai metadati obbligatori.

Per quanto riguarda i tempi di formazione e conservazione, l’articolo 190 del Testo unico ambientale dà i termini di formazione delle annotazioni sul registro di carico e scarico:

Le annotazioni devono essere effettuate:
a) per i produttori, almeno entro dieci giorni lavorativi dalla produzione del rifiuto e dallo scarico del medesimo;
b) per i soggetti che effettuano la raccolta e il trasporto, almeno entro dieci giorni lavorativi dalla effettuazione del trasporto;
c) per i commercianti, gli intermediari e i consorzi, almeno entro dieci giorni lavorativi dalla effettuazione della transazione relativa;
d) per i soggetti che effettuano le operazioni di recupero e di smaltimento, entro due giorni lavorativi dalla presa in carico dei rifiuti.

I termini di conservazione invece seguono quelli relativi ai documenti fiscalmente rilevanti.

I formulari di identificazione dei rifiuti (FIR)

Per quanto riguarda la gestione nativamente informatica dei FIR invece la questione si fa un po’ più complessa.

Il modello del formulario è definito dal D.M. 1 aprile 1998 “Regolamento recante la definizione del modello e dei contenuti del formulario di accompagnamento dei rifiuti” (così come riportato nell’articolo 193 del Testo Unico). Mentre per quanto riguarda i contenuti nulla impedisce di ricorrere a un documento informatico in sostituzione del cartaceo, sono le indicazioni relative alla forma del modello che risultano difficilmente sostituibili con un documento digitale. Infatti in questo D.M. viene indicato come i formulari vadano stampati su carta idonea, e debbano essere “numerati progressivamente anche con l’adozione di prefissi alfabetici di serie” e debbano essere predisposti soltanto dalle tipografie autorizzate dal Ministero delle Finanze.

Quindi, sebbene da una parte la possibilità di ricorrere a documenti informatici, compresi i FIR, sia garantita dall’art. 2215 bis del Codice Civile, mancano ad oggi le specifiche tecniche a cui attenersi per la produzione di questo modulo.

Benché in seguito a una richiesta di Entaksi nel novembre 2016 l’Agenzia per l’Italia Digitale, in merito a un parere sulla possibilità di conservare in maniera sostitutiva i FIR, abbia risposto positivamente, confermando l’inquadramento sia di essi che dei registri di carico e scarico nella normativa IVA, non sono state date indicazioni su come produrre la “prima copia” dei FIR. Dunque, in assenza di ulteriori specifiche, è necessario continuare a produrre questi documenti rispettando quanto previsto dal D.M. 1 aprile 1998. Entaksi ha posto ad AgID un’altra specifica domanda per quanto riguarda le regole di formazione in modalità informatica dei FIR, per la quale è in attesa di risposta.

Conclusioni

In definitiva, l’impresa che ricorre per la gestione amministrativa e contabile a procedure informatiche, ha le seguenti alternative:

• Nel caso le scritture contabili dell’esercizio, ed in particolare il registro di carico e scarico, siano impostate e tenute nel rispetto di modalità informatiche che permettono la prova dell’inalterabilità e l’integrità dei documenti e la loro perfetta identificabilità temporale, la loro gestione e conservazione potrà avvenire in via esclusivamente informatica. Di conseguenza il registro di carico e scarico dovrà essere stampato, eventualmente, solo su richiesta delle autorità di controllo.
• Se, viceversa, le scritture contabili dell’esercizio non rispondono alle modalità di formazione, gestione e conservazione di documenti informatici, allora i documenti dovranno essere regolarmente e puntualmente stampati secondo la normativa applicabile e, comunque, in sede di verifica da parte delle autorità di controllo potrà essere accertato che le modalità di produzione delle stampe corrispondano alla tempistica per le annotazioni.

In qualunque caso è comunque possibile gestire la conservazione dei documenti (e in particolare del FIR) tramite la dematerializzazione, ossia la copia informatica dei documenti analogici, così come previsto dall’articolo 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale. Le copie, alle quali deve essere apposta da parte del produttore del documento (o dal responsabile della conservazione con delega) una firma digitale o altra firma elettronica qualificata, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali, e sostituiscono a ogni effetto gli originali analogici.